Organización Digital

Finally the first one!!!

 

Después de los tres años que llevo haciéndolo, pero, sin escribir una sola nota al respecto, por fin me daré el tiempo de escribir sobre las cosas que más me apasionan: el orden, la limpieza y la productividad.

 

Esta Cuarentena me ha servido para poner en orden mis ideas, mis objetivos, mis objetos y mi tiempo y, déjame decirte, que se vive más tranquilo con menos cosas. Less is more.

 

Quise que el primer post al respecto sea algo súper digerible y entendible; esto nada tiene que ver con la forma de escribir de The Quique Diaries, esto es parte principal para lo que fue creada esta nueva página. A través de distintas publicaciones pondré en tus manos parte de lo que suelo hacer con mis clientes al organizar sus espacios, sus dispositivos electrónicos, sus correos, sus agendas, de tal forma que puedan ser personas más eficientes y eficaces.

 

Pero primero, quiero dejar en claro la diferencia entre estas dos palabras:

• Eficiencia: relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el mismo. Se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo o cuando se logran más objetivos con los mismos o menos recursos.
• Eficacia: nivel de consecución de metas y objetivos. La eficacia hace referencia a nuestra capacidad para lograr lo que nos proponemos.

 

Por lo tanto, la eficiencia hace referencia a la mejor utilización de los recursos, mientras que la eficacia hace referencia en la capacidad para alcanzar un objetivo sin importar si se le ha dado el mejor uso a los recursos.

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Ahora, ya que he dejado en claro eso, me dedicaré a escribir sobre que actualmente nos pesa mucho: cómo organizar nuestros archivos digitales.

 

Cuando el desorden llega a nuestra vida digital, el caos es grande. Si, de plano, el escritorio de tu ordenador, no se ve por la cantidad de documentos sin archivar, si no sabes dónde tienes las fotos de la Navidad de hace dos años, o de tu graduación. Si tu jefe te pide un documento y no sabes dónde lo tienes o cómo lo guardaste o un sin fin de ejemplos más, estás utilizando tiempo que jamás recuperarás.

¿Qué hacer en este caso?

 

CATEGORIZAR:

Aunque, actualmente, toda categorización es incorrecta, aquí sí hazlo. Vas a crear carpetas de acuerdo a tus necesidades. Recuerda, lo que a mí me sirva, no necesariamente te puede servir a ti, pero es una buena guía para comenzar. Ejemplos de carpetas podrían ser: TU NOMBRE (para documentos personales), TRABAJO, PROYECTOS, FINANZAS, MULTIMEDIA (música, fotos, vídeos). Y, en esas carpetas, crear subcarpetas. Debes crear una carpeta que diga: PENDIENTES.

 

Estas carpetas las pondrás en el escritorio de forma que te sea cómoda para tener la carpeta de documentos abierta y poder ir poniendo cada uno en la carpeta correspondiente.

 

DEPURAR:

Ya que creaste esas carpetas, lo siguiente es tomarte un día –medio, por lo menos- para abrir cada uno de tus archivos e irlos acomodando en la carpeta que más les quede. Lo que no te sirva, como las personas dañinas, a la basura. Esa basura debe irse de tu espacio. Y, lo que aún no sepas qué hacer con ello, a la de PENDIENTES. Al finalizar esto, verás que tu fondo de pantalla será visible.

 

ORDENAR:

¿Qué tengo yo en personal? Acta de nacimiento, pasaporte, NSS, cédula fiscal, y esas cosas que deben tenerse siempre digitalizadas. Todos tus documentos deben estar debidamente archivados en esas carpetas, incluso te recomiendo crear carpetas por año para que accedas más rápido a ellos. Esto de los años es muy recomendable para las fotografías.

 

PANTALLA PRINCIPAL:

No digo que no tengas archivos en esta pantalla, claro que debes tenerlos, ¡para eso es! Pero te recomiendo tener sólo de una a cinco carpetas o documentos que más utilices. El chiste es que todo lo realices en el menor tiempo posible. Esos minutos que pierdes, son minutos que pudiste haber aprovechado para escribir un reporte, un correo o una nota, o simplemente para beber café.

 

Al igual que los ordenadores, los móviles (tabletas, teléfonos) son dispositivos importantes en nuestra vida, te recomiendo que hagas lo mismo con ellos.

• Depura contactos, mensajes, conversaciones que no han seguido;
• Que tus fotografías no ocupen todo tu espacio. Vacíalas en tu ordenador cotidianamente y categorízalas, deja unas contigo;
• No tengas todas las apps en pantalla, crea carpetas de acuerdo a su estilo: Productividad, Estilo de Vida, Oficina, RRSS, etc. Así las encontrarás más fácil.
• Revisa de vez en cuando el espacio libre de tu dispositivo, sabrás cuáles apps ocupan más espacio y puedes gestionar eliminar esos datos de más o la app completa.

 

Tip: te recomiendo tener en Notas un apartado fijo donde tengas tus datos personales (clave de elector, RFC, CURP, NSS, número de cuenta bancaria) que utilices cotidianamente para que no pierdas tiempo buscándolos si necesitas proporcionar alguno.

Es probable que tengas recaídas y vuelvas a tener tu escritorio en desorden, por eso debes ser constante y acostumbrarte a utilizar estas recomendaciones. Invierte tu tiempo en ello y verás que te sentirás más ligero.

 

Si no tienes tiempo o te cuesta trabajo, puedo ayudarte a hacerlo. Sólo envíame un mensaje y agendamos una cita. Verás que no te arrepentirás.